Van een kwetsbare Excel naar een compleet verzuim- en HR-portaal
We bouwden voor Zorgfactory een maatwerk-schil over hun bestaande systeem NoCore. Het resultaat: 300+ medewerkers veilig in beheer, geautomatiseerde pensioenrapportages (van 12 uur naar seconden) en direct inzicht voor het MT.
Zorgfactory is een groeiende organisatie met ruim 300 medewerkers. De volledige verzuimregistratie hing af van één specialist (Richard) en één gigantisch Excel-bestand. Dat was niet alleen inefficiënt, maar ook een bedrijfsrisico qua continuïteit en AVG-compliance. Daarbovenop kostte de maandelijkse pensioenrapportage (PFZW), die hun bronsysteem NoCore niet standaard ondersteunt, ruim 12 uur handwerk. We bouwden een maatwerk-portaal bovenop NoCore dat data ophaalt, beveiligt en verrijkt. Verzuimdossiers, verloning, Wet verbetering poortwachter-taken en de pensioenexport zijn nu volledig geautomatiseerd en voor het hele team toegankelijk.
De hele verzuimregistratie hing aan één Excel.
Zorgfactory zette snelle stappen, maar hun interne HR-processen liepen tegen de fysieke grenzen van spreadsheets aan. De verzuimregistratie voor meer dan 300 medewerkers werd beheerd in één complexe Excel-lijst door één persoon. Als hij uitviel of op vakantie was, viel het beheer stil. Acties rondom de Wet verbetering poortwachter waren lastig te volgen en documenten slingerden rond op netwerkschijven.
Alles hing op één persoon
Eén specialist en één Excel-bestand beheerden al het verzuim. Geen enkele collega kon eenvoudig een case overnemen of inzien.
100% afhankelijk van 1 persoon
Tijdrovende pensioenexports
Het handmatig compileren van urenstaten, salarisgegevens en correcties voor het PFZW-pensioenfonds kostte dagen werk per maand.
12 uur per maand handwerk
Geen financieel stuurmiddel
Het MT had geen direct inzicht in de kosten van verzuim per opdrachtgever of de dekkingsgraad van hun verzekeringen.
Blind sturen op verzuimkostenWe werkten met een systeem dat prima was voor de basis, maar we misten de flexibiliteit om onze eigen, steeds complexere processen rondom verzuim en pensioenen veilig en efficiënt in te richten.
Niet vragen wat ze nodig hebben, maar kijken hoe ze werken.
Ons doel was niet om NoCore te vervangen, maar om er een slimme, flexibele laag overheen te bouwen. We gebruikten NoCore als bron voor personeelsgegevens en uren, en bouwden daaroverheen een maatwerk-omgeving waar Zorgfactory volledige controle heeft over de verwerking en beveiliging van die gegevens.
We begonnen met het verzuimdossier: het digitaliseren van de Wet verbetering poortwachter-tijdlijnen en het centraal, AVG-proof opslaan van documenten. Daarna koppelden we de verloningsmodule, zodat direct zichtbaar werd wie hoeveel dagen verloond moest krijgen. Tot slot automatiseerden we de ingewikkelde rekenregels voor de PFZW-pensioenexport, zodat die met één klik klaarstaat.
Vier bouwstenen: één veilige laag over NoCore, van verzuim tot pensioen.
Gecentraliseerd verzuimbeheer.
Alle verzuimcases, acties, documenten en tijdlijnen staan veilig op één plek. De workflow is gestandaardiseerd volgens de Wet verbetering poortwachter. Elke bevoegde collega neemt nu direct een dossier over zonder te zoeken.
- Automatische taak-herinneringen (poortwachter)
- AVG-proof documentopslag
- Volledige case-historie en tijdlijn
PensioenTool: van 12 uur naar seconden.
Met één druk op de knop worden alle details – urenstaten, correcties en deeltijdpercentages – uit het systeem gehaald en omgezet naar het exacte formaat dat pensioenfonds PFZW vereist.
- Automatische berekening van uren en lonen
- Directe signalering van fouten en waarschuwingen
- Test-modus voor veilige controles
Direct inzicht in verloning.
Een helder overzicht dat precies toont hoeveel wachtdagen of uren een zieke medewerker verloond moet krijgen, gekoppeld aan de juiste BV. Zo voorkom je fouten bij de maandelijkse salarisronde.
- Filteren per BV en periode
- Status per medewerker (ziek/hersteld)
- Wachtdagen automatisch berekend
Financieel dashboard voor het MT.
Het managementteam ziet in één oogopslag de impact van verzuim: de totale brutokosten, de netto werkgeverskosten en de actuele dekkingsgraad van het verzekeringsmodel, uitgesplitst per opdrachtgever.
- Altijd actueel inzicht in kosten tegenover dekking
- Trends in verzuim direct zichtbaar
- Top kostenposten per opdrachtgever
Next.jsReactTailwind CSS
SupabasePostgreSQL
Row-Level Security (AVG)
NoCore API
Custom ETL-pipelinePFZW-export engineDezelfde, bewezen stack die we op elk Effiflow-project gebruiken: geen lock-in, makkelijk over te dragen.
Acht maanden later, gemeten in productie.
De rust op de HR-afdeling is terug. Richard maakt zich geen zorgen meer over het overdragen van dossiers als hij er even niet is. Het MT stuurt nu proactief op data in plaats van reactief op verrassingen aan het einde van de maand, en de foutmarge in de verloning en pensioenafdracht is nagenoeg nul.
Dit systeem is een verademing. Alles staat op één plek, de poortwachter-taken zijn overzichtelijk en we besparen dagen werk op administratieve rapportages. We hebben eindelijk grip op onze data en processen.
Loopt jouw HR- of financiële data ook vast in spreadsheets?
Als je afhankelijk bent van één persoon of uren per maand kwijt bent aan verplichte rapportages handmatig opstellen, is het tijd voor een maatwerk-schil over je huidige systemen. Laten we bespreken wat er mogelijk is.
