Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens Effiflow B.V. (hierna: "Effiflow") verwerkt wanneer je deze website bezoekt of gebruikmaakt van onze dienstverlening (het ontwikkelen van software, applicaties en automatiseringen), waarom wij dat doen, en welke rechten je hebt.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Effiflow is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid.
- Effiflow B.V., Winschoterdiep 50, 9723 AB Groningen
- KvK-nummer: 94196850
- BTW-nummer: NL866674858B01
- Privacyvragen: martijn@effiflow.nl
2. Contact- en Flowscanformulier
Vul je op deze website het Flowscan- of contactformulier in, dan verwerken wij de gegevens die je daar opgeeft: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, de gekozen categorie en je omschrijving. Daarnaast leggen wij bij je aanvraag vast via welke pagina je op de site binnenkwam, de verwijzende website en eventuele campagnecodes (UTM-parameters), zodat wij weten via welk kanaal je aanvraag ons bereikte. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om contact met je op te nemen en je aanvraag te behandelen (precontractuele fase, artikel 6 lid 1 sub b AVG).
Je aanvraag wordt automatisch doorgezet en komt per e-mail bij ons binnen; hiervoor gebruiken wij externe IT-dienstverleners (zie "Ontvangers en subverwerkers"). Wij bewaren aanvragen niet langer dan nodig om ze op te volgen.
3. Een gesprek plannen
Plan je via de website een gesprek, dan verloopt dat via de ingesloten afsprakenmodule van Google Agenda. De gegevens die je daar invult (zoals naam en e-mailadres) worden door Google verwerkt om de afspraak in te plannen; daarop is ook het privacybeleid van Google van toepassing.
4. Zakelijke contacten en administratie
Van (contactpersonen bij) klanten, leveranciers en andere zakelijke relaties verwerken wij contact- en factuurgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie. Dat doen wij om de overeenkomst uit te voeren, offertes en facturen te sturen en contact te onderhouden (uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang), en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals de fiscale bewaarplicht.
5. Gegevens binnen klantprojecten
Bij het ontwikkelen en onderhouden van software en automatiseringen kunnen wij toegang krijgen tot persoonsgegevens in de systemen van onze klanten. In die gevallen treden wij op als verwerker en verwerken wij deze gegevens uitsluitend in opdracht van de klant. Waar van toepassing sluiten wij daarvoor een verwerkersovereenkomst, waarin ook de per project ingezette subverwerkers worden vastgelegd.
6. Cookies en vergelijkbare technieken
Wij plaatsen geen marketingcookies, tonen geen advertenties en volgen je niet over andere websites heen. Je themavoorkeur (licht/donker) wordt lokaal in je browser opgeslagen (localStorage) en niet naar ons verstuurd. Ook onthouden wij tijdens je bezoek tijdelijk in je browser (sessionStorage) via welke pagina en verwijzende website je binnenkwam; die informatie wordt gewist zodra je het tabblad sluit en verlaat je apparaat alleen als je zelf een aanvraag verstuurt (zie hoofdstuk 2).
Voor gebruiksstatistieken zetten wij Microsoft Clarity en Google Analytics in (zie het volgende hoofdstuk). Clarity kan daarvoor cookies op je apparaat plaatsen (onder meer "_clck" en "_clsk") om terugkerende bezoeken en losse sessies van elkaar te onderscheiden. Google Analytics doet hetzelfde met eigen cookies (onder meer "_ga" en "_ga_" gevolgd door een code per website). Google Analytics wordt bij ons geladen via Google Tag Manager, waarmee wij beheren welke statistiektags op de site staan.
Wij laden deze scripts pas nadat je daar via de cookiemelding toestemming voor hebt gegeven; weiger je, dan worden ze niet geladen en worden deze cookies niet geplaatst.
Open je de afsprakenplanner, dan laadt die een ingesloten module van Google Agenda; Google kan daarbij eigen cookies plaatsen.
7. Analytics en statistieken
Onze hostingprovider verwerkt technische logbestanden (waaronder IP-adres en tijdstip) die nodig zijn om de website veilig en betrouwbaar te leveren.
Daarnaast gebruiken wij Microsoft Clarity om te begrijpen hoe deze website gebruikt wordt en waar bezoekers vastlopen. Clarity legt je gedrag op de pagina vast (muisbewegingen, kliks, scrollgedrag en welke pagina's je bekijkt) en maakt daarvan sessieopnames en heatmaps. Daarbij worden technische gegevens verwerkt zoals je browser, besturingssysteem, schermformaat, de verwijzende pagina en een uit je IP-adres afgeleide globale locatie. Tekst die je in formuliervelden invult, wordt door Clarity standaard gemaskeerd.
Microsoft is hierbij ontvanger van deze gegevens en kan ze buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; zie "Doorgifte buiten de EER" hieronder en het privacybeleid van Microsoft.
Verder gebruiken wij Google Analytics (GA4) om te meten hoeveel bezoekers de site heeft, welke pagina's zij bekijken en via welk kanaal zij binnenkomen. Daarbij worden gegevens verwerkt zoals de bezochte pagina's, de verwijzende website, je browser en apparaat, en een uit je IP-adres afgeleide globale locatie. Wij laden Google Analytics via Google Tag Manager. Google is hierbij ontvanger van deze gegevens en kan ze buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; zie "Doorgifte buiten de EER" hieronder en het privacybeleid van Google.
Wij doen dit uitsluitend op basis van jouw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG), die wij vragen via de cookiemelding bij je eerste bezoek. Geef je die niet, dan worden Clarity, Google Tag Manager en Google Analytics niet geladen en werkt de website verder gewoon. Je mag je toestemming op elk moment intrekken via de link "Cookievoorkeur" onderaan elke pagina; wij verwijderen dan de cookies van Clarity en Google Analytics. Het intrekken heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór dat moment.
8. Ontvangers en subverwerkers
Wij delen gegevens alleen met dienstverleners die ons helpen de website en onze diensten te leveren. Het gaat om de volgende categorieën, met elk waarvan passende afspraken zijn gemaakt:
- Hosting: de hostingprovider van deze website.
- E-mail en agenda: onze zakelijke e-mail- en agendadienst.
- Automatisering: het platform dat formulieraanvragen vanaf de website doorzet.
- Gebruiksstatistieken: Microsoft, als aanbieder van Clarity, en Google, als aanbieder van Google Analytics en Google Tag Manager.
Binnen klantprojecten kunnen aanvullende dienstverleners worden ingezet; die leggen wij per project vast. Wij verkopen je gegevens nooit aan derden. Wil je weten welke dienstverleners wij precies gebruiken, neem dan contact op via martijn@effiflow.nl.
9. Doorgifte buiten de EER
Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-VS Data Privacy Framework).
10. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden hierboven. Aanvragen via de website bewaren wij zolang nodig om ze op te volgen. Klant- en administratiegegevens bewaren wij gedurende de overeenkomst en daarna zo lang als wettelijke bewaarplichten dat vereisen (voor fiscale administratie: zeven jaar).
11. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleuteling in transit (HTTPS/SSL), toegangscontrole en het beperken van toegang tot gegevens tot wie die nodig heeft.
12. Jouw rechten
Je hebt onder de AVG de volgende rechten:
- Inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken
- Rectificatie van onjuiste gegevens
- Verwijdering van je gegevens ('recht op vergetelheid')
- Beperking van de verwerking
- Bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
- Overdraagbaarheid van je gegevens (dataportabiliteit)
- Het intrekken van eerder gegeven toestemming
Wil je een van deze rechten uitoefenen? Neem contact op via martijn@effiflow.nl. Wij reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.