Bedrijfsprocessen automatiseren, met de cijfers erbij.
Wij bouwen zelf wat we adviseren. Hieronder staat wat we tot nu toe hebben geautomatiseerd, wat het opleverde en wat zoiets kost. Gemiddeld 6 weken van startgesprek tot live.
Wat we tot nu toe automatiseerden
Geen verzonnen voorbeelden. Drie systemen die dagelijks draaien, met de cijfers zoals ze op de casepagina's staan.
Brink Personeel: van 18 naar 4 uur administratie per week
Recruiters lazen elk binnenkomend CV met de hand en zochten in een verouderde database naar matchcriteria. Een match kostte 40 minuten. Nu leest een agent elk CV, vergelijkt het met de openstaande vacatures en zet de top vijf onderbouwd klaar. De recruiter beslist, de agent sorteert.
Verzuimcoach: van 45 naar 8 minuten per verzuimzaak
Elke melding begon met een intake-call waarin de coach vooral gegevens uitvroeg en formulieren invulde. De medewerker doorloopt nu vooraf een korte intake via een beveiligde link. De agent stelt het dossier samen en markeert urgentie, zodat het gesprek bij de mens begint.
HosOil: van ongeveer 2 uur prijswerk naar 1 minuut controle
Elke ochtend kwamen de brandstofprijzen als PDF binnen en werden de staffels met de hand in het ERP getikt. Nu leest AI de mail, vergelijkt elke staffel met die van gisteren en markeert wat afwijkt. Pas na goedkeuring gaat de lijst naar het ERP, dat verder onaangeraakt bleef.
Processen automatiseren: wat wij doen en wat jij doet
Een traject bij ons kost jou een paar uur, geen weken. Wij lopen eerst een paar dagen mee voordat we iets bouwen, want een procesbeschrijving vertelt hoe het bedoeld is en meelopen laat zien hoe het gaat. Bij Brink Personeel bleek daaruit dat recruiters bij elke match dezelfde vier vragen stelden. Die vier vragen werden het recept voor de agent, en dat had geen enkel overleg opgeleverd.
Wat wij doen
- Het proces uittekenen en doorrekenen in uren, fouten en doorlooptijd.
- De koppelingen bouwen tussen de systemen die je al gebruikt.
- De controlestap eerst bouwen, de automatische afhandeling daarna.
- Live zetten met bewaking erop, plus documentatie en een overstapplan.
Wat jij doet
- Het proces een keer goed uitleggen, het liefst aan het bureau waar het gebeurt.
- Twintig echte voorbeelden aanleveren: mails, PDF's of formulieren van vorige maand.
- Meekijken bij de wekelijkse versie en zeggen wat er misgaat.
- Aanwijzen wie er na de oplevering naar omkijkt.
Wil je eerst weten of automatiseren bij jou loont en welk proces je als eerste kiest, lees dan procesautomatisering voor het MKB. Dat artikel gaat over de afweging. Deze pagina gaat over de uitvoering.
Wat binnen zo'n project valt, en wat niet
Zodat je vooraf weet waar je ja tegen zegt.
Wel: een afgebakende stroom van begin tot eind
Van het moment dat er iets binnenkomt tot het moment dat het in je systeem staat en de juiste collega een seintje krijgt. Inclusief de uitzonderingen, want die bepalen vaak de helft van het werk.
Wel: documenten en mails laten uitlezen
Prijslijsten in een PDF, orders in een mailtje, een CV, een aanvraagformulier. Een AI-model haalt eruit wat je nodig hebt en zet het klaar in velden. Wat het model niet zeker weet, gaat naar een mens.
Niet: een proces dat volgende maand verandert
Staat er een reorganisatie of een nieuw pakket op de rol, wacht dan tot het is uitgekristalliseerd. Automatiseren wat nog beweegt, betekent twee keer bouwen en twee keer betalen.
Niet: onbewaakte beslissingen
Wij bouwen geen systeem dat zelfstandig facturen betaalt of contracten tekent. Op het punt waar iets onomkeerbaars gebeurt, staat een mens. Dat is geen voorzichtigheid maar de reden dat mensen het systeem blijven vertrouwen.
Van eerste gesprek tot draaiende automatisering
Zo loopt een project. Elke vrijdag staat er een werkende versie klaar, dus je ziet onderweg wat je krijgt.
Week 0 · Scope
Dertig minuten, geen PowerPoint. Jij vertelt welk werk je nooit meer wilt doen, wij zeggen eerlijk of het te automatiseren valt en wat het ongeveer kost.
Week 1–2 · Ontwerp
We verzamelen twintig echte gevallen van vorige maand en leggen daarop de route vast: wat gaat automatisch, wat gaat naar een mens, wat gebeurt er bij twijfel.
Week 3–5 · Bouw
Sprints van een week, gebouwd op jouw echte gegevens. De controlestap staat er als eerste, de automatische afhandeling komt daarna. Vertrouwen komt te voet.
Week 6 · Live
Live op jouw domein of in jouw eigen omgeving, met bewaking en meldingen. De eerste weken kijken we mee en stellen we de scherpte bij waar het te streng of te soepel blijkt.
Daarna · Onderhoud
Koppelingen veranderen en processen veranderen mee. Een vast maandbedrag of betalen per losse vraag, jij kiest. Het overstapplan ligt er vanaf dag 1.
Prijzen per soort project
Wat je betaalt hangt af van het aantal systemen dat mee moet doen en van het aantal uitzonderingen. Altijd een vaste prijs per sprint, nooit uurtje-factuurtje.
Een stroom die je bedrijf elke week doorloopt: orders uit de mail, prijzen uit een PDF, een dossier dat zichzelf vult. Twee of drie systemen die gaan samenwerken.
- Documenten en mails automatisch uitgelezen
- Koppeling met de systemen die je houdt
- Twijfelgevallen klaargezet voor een mens
- Bewaking, documentatie en overdracht
Voor processen met statussen, dossiers, rechten en historie. Dan bouw je een systeem waar je bedrijf op draait, in plaats van een koppeling tussen twee pakketten.
- Schermen ontworpen op jouw echte gegevens
- Statussen, dossiers en historie
- Rechten per rol en volledige logging
- Koppelingen met de pakketten die blijven
Licenties voor de workflow-tool, het AI-model en de hosting komen erbovenop en schalen mee met het volume. Onderhoud spreken we vooraf af.
Grotere processen die we hebben overgenomen
Waar het niet bij een koppeling bleef en er een eigen systeem onder moest. De volledige verhalen staan op de casepagina's.
Vragen over automatiseren
Wat klanten ons in het eerste gesprek het vaakst vragen.