Procesautomatisering voor het MKB, van eerste gesprek tot live.
Wij nemen het terugkerende werk van je team over met software die we zelf bouwen, live zetten en onderhouden. Koppelingen, AI die documenten leest, of een eigen portaal als het proces daarom vraagt. Gemiddeld 6 weken van startgesprek tot live, met een vaste prijs per sprint.
Vier soorten werk die we van je team overnemen
Welke vorm het krijgt, hangt af van je proces. Vaak is het een combinatie: een koppeling voor het verplaatsen van gegevens, AI voor het lezen, en maatwerk alleen op het stuk dat van jou is.
Systemen die met elkaar praten
Je boekhoudpakket, CRM, planning en mailbox blijven staan. Wij leggen de verbindingen ertussen, zodat een gegeven een keer wordt ingevoerd en op alle plekken klopt. Heeft een pakket geen moderne koppeling, dan bouwen we de omweg en houden we hem onderhoudbaar.
Taken die vanzelf op tijd gebeuren
Herinneringen, overdrachten, rapportages en alles waarvan nu iemand moet onthouden dat het nog moet. Het werk gebeurt op het afgesproken moment, en alleen wat afwijkt komt op iemands lijst.
AI die documenten en mails leest
Een order in een mail, een prijslijst als PDF, een intake van een nieuwe klant. Een AI-model haalt eruit wat je nodig hebt en zet het klaar in velden. Bij Verzuimcoach bereidt zo'n agent elke nieuwe melding voor, en ging de intake van 45 naar 8 minuten per zaak.
Een eigen portaal of app
Zodra er statussen, dossiers, rechten per rol en historie bij komen, is een koppeling niet meer genoeg. Musicbox ruilde een Adalo-portaal met losse Excels in voor een eigen platform waarin de hele offerte-flow van 15 statussen op een planbord staat.
Welke route past bij jouw proces?
Niet elk proces vraagt om dezelfde aanpak. Dit zijn de vier vertrekpunten die we in een eerste gesprek het vaakst horen, en waar je per vertrekpunt verder leest.
- Je weet dat het te veel tijd kost, maar niet waar. Dan meten we eerst. Hoe we een proces uittekenen en doorrekenen voordat er iets gebouwd wordt, staat op procesoptimalisatie.
- Je weet welk proces het is en wilt zien wat we eerder bouwden. De systemen die dagelijks draaien, met namen, cijfers en doorlooptijden, staan op bedrijfsprocessen automatiseren.
- Het gaat om facturen, uren of orders. Daar beginnen de meeste bedrijven, en daar hebben we een eigen pagina voor: administratie automatiseren.
- Je wilt eerst weten wat het oplevert. In een gratis Flowscan van 1,5 uur tekenen we een proces live uit. Binnen 2 werkdagen heb je een rapport met de verbeteringen op volgorde.
Automatisering voor het MKB: wie het bouwt, onderhoudt het ook
Wij werken voor MKB-bedrijven tussen de 10 en 200 medewerkers, vanuit Groningen en voor klanten in heel Nederland. De twee oprichters bouwen zelf. Er zit geen junior consultant tussen en geen derde partij aan wie het werk wordt doorgezet.
Dat merk je na de oplevering. Wie het systeem gebouwd heeft, weet waarom het zo werkt en waar het kan breken. Onderhoud spreken we vooraf af, met een vast maandbedrag of per losse vraag. En vanaf dag 1 ligt er een overstapplan klaar, voor het geval je later zonder ons verder wilt.
Procesoptimalisatie in het MKB: eerst schrappen, dan bouwen
Een stap automatiseren die ook kon vervallen, is een dure manier om verspilling te versnellen. Daarom kijken we eerst welke stappen weg kunnen: overtypen, terugzoeken, nabellen. Pas wat overblijft, wordt gebouwd. Hoe we dat meten, staat uitgewerkt op procesoptimalisatie.
Een mens houdt de laatste beslissing
Elk systeem dat wij bouwen legt twijfelgevallen terug bij een collega in plaats van te gokken. Op het punt waar iets onomkeerbaars gebeurt, zoals een betaling of een bericht aan een klant, staat een controlestap. Die bouwen we als eerste, de automatische afhandeling komt daarna.
Zo loopt een automatiseringsproject bij ons
Elke vrijdag staat er een werkende versie klaar die je team kan uitproberen. Zo zie je onderweg wat je krijgt, en komen de uitzonderingen boven water terwijl wijzigingen nog goedkoop zijn.
Week 0 · Scope
Dertig minuten, geen PowerPoint. Jij vertelt welk werk je team elke week opnieuw doet, wij zeggen eerlijk of het te automatiseren valt. Is er een match, dan leggen we op een pagina vast wat we bouwen, wat het kost en wanneer het klaar is.
Week 1–2 · Ontwerp
We lopen mee waar het werk gebeurt en leggen de route vast: wat gaat automatisch, wat gaat naar een mens, wat gebeurt er bij twijfel. De schermen vullen we met jouw echte gegevens.
Week 3–5 · Bouw
Sprints van een week, getest op echte gevallen van je eigen bedrijf. De controlestap staat er als eerste, de automatische afhandeling volgt.
Week 6 · Live
Live op jouw domein of in jouw eigen omgeving, met bewaking en meldingen erop. De eerste weken kijken we mee en stellen we bij waar het systeem te vaak of te weinig om een oordeel vraagt.
Daarna · Onderhoud
Pakketten veranderen hun koppelingen en processen veranderen mee. Een vast maandbedrag of betalen per losse vraag, jij kiest.
Automatiseringen die dagelijks draaien
Vier systemen, vier soorten werk: een intake-agent, verslagen uit een opname, een klantportaal en een aanvraagformulier dat de agenda kent. De cijfers staan op de casepagina's.
Wat je bij ons betaalt
Twee bandbreedtes, afhankelijk van wat er gebouwd moet worden. We factureren per sprint met een vaste prijs, niet per uur.
Een afgebakende stroom tussen twee of drie systemen, of een AI-stap die documenten en mails leest en de uitkomst klaarzet ter controle.
- Proces uitgetekend voordat we bouwen
- Koppeling met de systemen die je houdt
- Controlestap voor twijfelgevallen
- Bewaking, documentatie en overdracht
Voor processen met schermen waarin mensen werken, dossiers die bewaard blijven en rechten per rol. Dan bouw je een systeem in plaats van een koppeling.
- Klikbaar prototype voor de bouw
- Eigen database en rechten per rol
- Koppelingen met je huidige pakketten
- Live op je eigen domein, met bewaking
Licenties voor de workflow-tool, het AI-model en de hosting komen erbovenop. Onderhoud spreken we vooraf af. Hoe de prijs is opgebouwd en hoe je de terugverdientijd zelf uitrekent, staat in onze kostengids in de kennisbank.
Vragen over automatiseren met Effiflow
De vragen die we in een eerste gesprek het vaakst krijgen, met de antwoorden die we dan ook geven.
Verder lezen en verder kijken
Liever eerst een vraag stellen?
Stuur ons een bericht. Je hoort binnen 1 werkdag van ons, per mail of telefoon.