Procesoptimalisatie: eerst meten, dan pas bouwen.
Wij tekenen je proces uit, rekenen door wat het nu kost en bouwen daarna de verbetering. Van startgesprek tot live duurt dat gemiddeld 6 weken. Je weet vooraf wat je betaalt en wat er aan het eind werkt.
Wat wij onder procesoptimalisatie verstaan
Bij ons is dit geen adviestraject met een rapport als eindproduct. We meten, we halen stappen weg en we bouwen wat er overblijft. Vier dingen zitten er altijd in.
Meten wat het proces nu kost
We volgen een echte aanvraag door je bedrijf en zetten bij elke stap twee getallen: hoe lang iemand er werkelijk aan werkte en hoe lang het lag te wachten. Zonder dat vertrekpunt kun je achteraf nooit laten zien wat de verbetering opleverde.
Stappen weghalen, niet verplaatsen
De grootste winst zit in stappen die helemaal kunnen verdwijnen: overtypen, terugzoeken, nabellen. Een stap automatiseren die ook kon vervallen, is een dure manier om verspilling te versnellen. Dus eerst schrappen, dan pas bouwen.
Bouwen om je systemen heen
Je boekhoudpakket, CRM en planning blijven staan. Wij leggen de verbinding ertussen en bouwen alleen maatwerk op het stuk dat van jou is. Bij HosOil mocht het ERP niet worden aangeraakt, dus kwam er een laag omheen die de dagprijzen na goedkeuring naar binnen schrijft.
Een mens houdt de knop
Elk systeem dat wij bouwen legt twijfelgevallen terug bij een collega in plaats van te gokken. Dat kost een paar seconden per uitzondering en voorkomt de fout die je klant merkt. Bij HosOil gaat geen prijs naar het ERP voordat iemand de afwijkingen heeft goedgekeurd.
Bedrijfsprocessen optimaliseren: waar de winst meestal zit
In vrijwel elk MKB-bedrijf lekt de tijd op dezelfde plekken weg. Niet in het werk waar je klanten voor betalen, maar in de stappen ertussen. Dit zijn de plekken waar wij in de praktijk de meeste uren terugvinden, met de cijfers uit onze eigen projecten erbij.
- Gegevens die twee keer worden ingevoerd. Bij Verzuimcoach ging elke nieuwe melding met de hand naar drie systemen: het dossier, de planning en de rapportage naar de werkgever.
- Werk dat op een enkele collega wacht. Bij Zorgfactory hing de verzuimregistratie van ruim 300 medewerkers aan een complexe Excel en een specialist. Viel hij uit, dan viel het beheer stil.
- Documenten die iemand moet uitlezen. Bij HosOil kostte het overtypen van de dagprijzen ongeveer 2 uur per dag. Nu is het ongeveer een minuut controleren.
- Rapportages die maandelijks in elkaar worden geknipt. De verplichte pensioenexport bij Zorgfactory kostte ruim 12 uur handwerk per maand en staat nu in seconden klaar.
- Voorbereidend werk dat elke keer hetzelfde is. De intake bij Verzuimcoach ging van 45 naar 8 minuten per zaak, en de coach begint bij de mens in plaats van bij de administratie.
Processen optimaliseren zonder project van een half jaar
Wij pakken een proces per keer. Dat is geen bescheidenheid, het is de enige aanpak die we in de praktijk zien slagen. Een traject dat drie processen tegelijk wil verbeteren, sterft in de vergaderkamer of levert drie halve oplossingen op. Onze gemiddelde doorlooptijd van startgesprek tot live is 6 weken, en elke vrijdag staat er een werkende versie klaar die je zelf kunt uitproberen.
Wijzigingen zijn goedkoop zolang er nog gebouwd wordt en duur zodra alles draait. Daarom laten we je vanaf week 1 meekijken, met je eigen gegevens in beeld in plaats van voorbeeldteksten. En daarom lopen we eerst een paar dagen mee: een procesbeschrijving vertelt hoe het bedoeld is, meelopen laat zien hoe het gaat.
Wat we oppakken en waar we vanaf blijven
Een eerlijke afbakening scheelt ons allebei een gesprek. Dit nemen we aan, en dit doen we bewust niet.
Wel: werk dat elke week terugkomt
Een proces dat meer dan 2 uur per week handwerk kost of waar regelmatig fouten in sluipen. Facturatie, orderverwerking, urenregistratie, verzuim, offertes, maandrapportages. Hoe vaker het terugkomt, hoe sneller het zich terugverdient.
Wel: systemen die elkaar niet verstaan
Je mailbox, boekhoudpakket, CRM en planning laten samenwerken zonder dat iemand gegevens overtypt. Ook als een van die systemen geen moderne koppeling heeft: dan bouwen we de omweg en houden we hem onderhoudbaar.
Niet: alles tegelijk
Heb je drie processen op je lijstje, dan zetten we ze op volgorde van impact en beginnen we bovenaan. Wij starten geen programma met een stuurgroep. Een traject dat overal tegelijk begint, levert overal een half resultaat op.
Niet: advies zonder bouw
We leveren geen strategiedocument en geen implementatieplan om in een la te leggen. De Flowscan is het enige losse advies dat we doen, en die is gratis. Alles daarna is bouwen, testen en live zetten.
Van startgesprek tot draaiend proces in 6 weken
Zo verloopt een typisch traject. De kennismaking is gratis, daarna factureren we per sprint met een vaste prijs.
Week 0 · Scope
Je vertelt wat er stuk is. Wij zeggen eerlijk of we kunnen helpen. Is er een match, dan leggen we de afspraken vast op een pagina: wat we bouwen, wat het kost en wanneer het klaar is.
Week 1–2 · Ontwerp
We tekenen het huidige proces uit, markeren waar het knelt en ontwerpen de nieuwe route. De schermen vullen we met jouw echte gegevens, zodat je ziet wat je krijgt voordat er gebouwd wordt.
Week 3–5 · Bouw
Sprints van een week. Elke vrijdag staat er een werkende testversie klaar die je team kan uitproberen op echt werk. Zo komen de uitzonderingen boven water terwijl wijzigingen nog goedkoop zijn.
Week 6 · Live
We zetten het live op jouw domein of in jouw eigen omgeving, met bewaking en meldingen erop. Je team krijgt een handleiding die past bij hoe het werkt, geen technisch document.
Daarna · Onderhoud
Een vast maandbedrag of betalen per losse vraag, jij kiest. Systemen veranderen hun koppelingen, dus onderhoud is geen optie maar een post op de begroting.
Processen die we hebben doorgelicht en herbouwd
Drie systemen die dagelijks draaien. De cijfers op de casepagina's zijn voor en na gemeten, niet geschat.
Twee bandbreedtes, vaste prijs per sprint
Wij factureren per sprint met een vaste prijs, niet per uur. Loopt een onderdeel uit, dan schuift de scope of de planning, niet de factuur.
Een afgebakende stroom: een koppeling tussen twee of drie systemen, of een AI-stap die documenten leest en de uitkomst klaarzet ter controle.
- Proces uitgetekend en doorgerekend
- Koppeling tussen je bestaande systemen
- Controlestap voor twijfelgevallen
- Documentatie en overdracht
Zodra er schermen bij komen waarin mensen werken, dossiers die bewaard blijven en rechten per rol, bouw je een systeem in plaats van een koppeling.
- Klikbaar prototype voor de bouw
- Eigen database en rechten per rol
- Koppelingen met je huidige systemen
- Live op je eigen domein, met bewaking
Licenties voor de tools die eronder draaien komen erbovenop, en onderhoud spreken we vooraf af. Wat de prijs omhoog of omlaag duwt, staat uitgesplitst in onze kostengids in de kennisbank.
Vragen over procesoptimalisatie
Geen kleine lettertjes. De antwoorden zoals we ze in een kennismaking ook geven.